​دليل الخدمات المقدمة من مكتب إدارة المشاريع في الهيئة العامة للجمارك

الإصدار الأول – مارس 2021

• المقدمة :

يعتبر مكتب إدارة المشاريع في الهيئة العامة للجمارك احدى الوحدات الإدارية المختصة بمهام وادوار محددة تدعم تحقيق استراتيجية الهيئة العامة للجمارك وتطلعاتها المستقبلية .

وباعتبار مكتب إدارة المشاريع مزود خدمات Service Provider، فانه يتولى توفير مجموعة من الخدمات والتسهيلات التي تساعد الادارات المسؤولة عن تنفيذ المشاريع في عملية انجاز مشاريعها حسب الأهداف المحددة ، وبالتوافق والانسجام مع الخطة الاستراتيجية للهيئة ، واستراتيجية التنمية الوطنية للدولة.

• قائمة الخدمات

تقسم قائمة الخدمات المقدمة من مكتب إدارة المشاريع الى ثلاثة تصنيفات أساسية :

1.      الحوكمة والاستشارات

ويتم من خلالها تنظيم وحوكمة عملية تنفيذ المشاريع خلال دورة حياة المشروع ، بالاعتماد على الآليات والمعايير والعمليات المحددة لادارة المشاريع حسب المعايير العالمية لمعهد إدارة المشاريع ، والتي تساعد بشكل أساسي في توفير بيئة عمل حديثة ومتطورة تدعم عملية اتخاذ القرارات وتسهل عملية التواصل بين أصحاب المصلحة.

وتشمل الحوكمة والاستشارات المواضيع التالية :

1.1. إدارة المحافظ ( إدارة مجموعات المشاريع المختلفة على مستوى الهيئة )

يقوم مكتب إدارة المشاريع بالاشراف على مختلف أنواع مجموعات المشاريع في الهيئة  ( استراتيجية ، غير استراتيجية ، وطنية ... الخ)، والقيام بالدراسة والتحليل لضمان التوافق الاستراتيجي، وتوفير المساعدة للإدارات والإدارة العليا في تحديد الأولويات واحتياجات العمل، والتي تسهل بدورها عملية اتخاذ القرارات المناسبة.

1.2. دراسة المبادرات والمشاريع المقترحة وتحليلها وتقييمها

يقوم مكتب إدارة المشاريع باعداد الدراسات والتقييم المطلوب للمبادرات والمشاريع المقترحة لضمان التوافق الاستراتيجي مع اهداف الهيئة ، ولضمان التكامل والترابط بين المشاريع وتفادي تكرار تنفيذ الاعمال والمشاريع ذات النطاق المتشابه.

1.3. إدارة الموارد

تعتبر عملية إدارة الموارد البشرية الخاصة بالمشاريع مطلب هام وحيوي ضمن عمليات تنظيم وإدارة المشاريع ، وبناء عليه يقوم مكتب إدارة  المشاريع باعداد قاعدة معلومات خاصة بمدراء المشاريع ، شاملة عمليات التقييم ، التواصل ، والمتابعة وتطوير المهارات... الخ ، لتوفير الدعم اللازم حسب الحاجة، ولهدف بناء فريق فعال لادارة المشاريع Project Management Community  داخل الهيئة لنقل المعرفة وتقديم الدعم اللازم لمدراء المشاريع حديثي الانضمام لهذا المجال .

1.4. إدارة التواصل للمشاريع ودعم المشاريع من خلال الاجتماعات المختلفة

يقدم مكتب إدارة المشاريع الدعم الكامل لمدراء المشاريع والإدارات المسؤولة عن تنفيذ المشاريع من خلال متابعة تحديات ومعوقات تنفيذ المشاريع ، والمشاركة في تقديم الحلول وتقريب وجهات النظر في حال وجود أي تعارض في تنفيذ المشاريع بين الإدارات،  واتخاذ اللازم والقيام بعمليات التصعيد اللازمة للادارة العليا حسب الحاجة لضمان انجاز المشاريع وعدم التأخر في تنفيذها.

1.5.  إدارة الموارد المالية وموازنات المشاريع

يقوم مكتب إدارة المشاريع بدعم الإدارات من خلال اعداد قاعدة معلومات خاصة بموازنات المشاريع ، ومتابعة حركات الصرف والتغييرات التي تتم على الموازنات مع مدراء المشاريع وإدارة الشؤون المالية والإدارية ن وتقديم الإفادة للإدارة العليا لدعم عملية اتخاذ القرارات،  ، ولضمان عدم تجاوز موازنات المشاريع المحددة ، مع المشاركة في تقييم المشاريع وتحديد القيم المضافة بعد دخولها مرحلة التشغيل.

2.      الدعم المباشر للمشاريع 

من خلال متابعة العمل على المشاريع ومراجعة الخطط وتقارير سير المشروع خلال دورة حياة المشروع من البدء وحتى الاغلاق،  وتقديم التوجيه والدعم والمساعدة المطلوبة لمدراء المشاريع وفرق العمل لضمان انجاز المشاريع حسب المعايير والاليات المعتمدة ولتحقيق الأهداف .

ويشمل دعم المشاريع المواضيع التالية : 

2.1. عملية التخطيط للمشروع خلال جميع مراحل تنفيذه

يدعم مكتب إدارة المشاريع عملية التخطيط للمشروع بأكمله من خلال الأدوات والنماذج والوثائق المستخدمة خلال دورة حياة المشروع بدءا من وثيقة ميثاق المشروع التي تحتوي على عدة تفاصيل هامة مرتبطة بالمشروع والتي من أهمها نطاق العمل ومتطلبات التنفيذ ومخرجات المشروع وغيرها ، مرورا بالمراحل الأخرى في التنفيذ والتطوير وما يشمل من دعم إضافي مرتبط بعمليات الاعداد لطرح المناقصات وغيرها.

2.2. جودة إدارة المشاريع ودعم مدراء المشاريع في إدارة جودة المشروع

من المهام والادوار الهامة لمكتب إدارة المشاريع دعم مدير المشروع في عملية إدارة جودة المشروع Project Quality Management، وضمان عملية جودة إدارة المشاريع من خلال مراجعة وثائق سير المشروع والمخرجات وعملية التدقيق والتحقق من انجاز معالم ومخرجات المشروع ، وضمان التوافق بين محتويات الوثائق ، وكذلك إدارة وضبط جودة الوثائق ، بالإضافة للاحتفاظ بجميع هذه الوثائق ضمن قاعدة معلومات المشاريع باعتبارها احدى الأصول الهامة في الهيئة .

2.3. إدارة التغيير للمشاريع

 يدعم مكتب إدارة المشاريع عملية إدارة التغيير للمشاريع من خلال الية معينة وأدوات تشمل نماذج محددة لتوثيق وادارة التغييرات التي تتم على مستوى المشاريع والتي تؤثر على نطاق المشروع ، او التكلفة او الجدول الزمني ..الخ،  مع تحديد أسباب وتفاصيل التغيير واعتماده، لتتم عملية إعادة جدولة للمشروع تعكس التغيير المطلوب.

2.4. إدارة مخاطر المشروع

يتولى مكتب إدارة المشاريع توفيرالدعم اللازم لمدراء المشاريع لادارة المخاطر المرتبطة بالمشروع من خلال الية محددة وأدوات تشمل ادراج قائمة المخاطر خلال المراحل الأولى للمشروع وضمن وثيقة ميثاق المشروع ، بالإضافة لوجود وثيقة سجل المخاطر والمشاكل  Risk/issue logوالتي تعتبر وثيقة حيوية وهامة قابلة للتحديث المستمر ، وتستخدم  خلال مراحل تنفيذ المشروع ، حيث يتم تحديد تفاصيل المخاطرة ومستوى احتمال حدوثها ،وتأثيرها على تنفيذ المشروع ، والحلول المقترحة لتفادي أي تأخير قد يؤثر على مسار تنفيذ المشاريع.

3.      بناء وتحديث قاعدة معلومات المشاريع لضمان التطوير المستمر للمشاريع

تعتبر تفاصيل المشاريع ووثائقها وجميع المعلومات المرتبطة بها احدى الاصول الهامة للهيئة، والتي تعتبر من اساسيات عمليات التحليل وتقييم أداء المشاريع ، بالإضافة لأهمية توثيق الدروس المستفادة من المشاريع والتي تلعب دورا اساسيا في تطوير عمليات تنفيذ المشاريع المستقبلية.

لذا يتولى مكتب إدارة المشاريع بناء قاعدة معلومات المشاريع بالتعاون مع جميع الإدارات ومدراء المشاريع وفرق العمل، والقيام بالتحديث المستمر حسب مستجدات المشاريع والتغييرات التي تتم خلال عملية تنفيذ المشاريع.

وتشمل عملية بناء قاعدة معلومات المشاريع المواضيع التالية :

3.1. إدارة قاعدة معلومات المشاريع والمعرفة

تعتبر بيانات المشاريع مصدرا هاما واداة للتحليل والتقييم الدائم للمشاريع، وكوسيلة مساعدة لدعم عملية تنفيذ المشاريع وتقديم الدروس المستفادة لتفادي تكرار الاخطاء السابقة، وللمساعدة في عملية تطوير مخرجات المشاريع .

وتعتمد تغذية قاعدة المعلومات الحالية على ما يتم استلامه من وثائق ومعلومات من مدير المشروع ، بالاضافة للتحديثات على وثائق ادارة المشروع المختلفة خلال دورة حياة المشروع.

جميع ملفات ووثائق المشروع متاحة لمدراء المشاريع وفرق العمل من خلال نظام ادارة المشاريع الالكتروني Enterprise Project Management -EPM وبصلاحيات محددة.

ومن امثلة محتويات قاعدة المعلومات :

•           مرحلة البدء وميثاق المشروع

•           خطة المشروع

•           تقربر سير المشروع

•           ادارة التغيير

•           سجل المخاطر/المشاكل

•           محاضر الاجتماعات

•           اغلاق المشروع والدروس المستفادة

•           مصادر اخرى للمشروع

•           وغيرها

3.2. تقديم التوجيه والمساعدة لمدراء المشاريع مع التقييم المستمر

من خلال التقييم المستمر والاعداد والتنظيم للدورات التدريبية وورش العمل الخاصة بمواضيع ادارة المشاريع المختلفة من اجل تطوير المهارات والكوادر البشرية العاملة على تنفيذ المشاريع لهدف انجاز المشاريع بفعالية وكفاءة عالية.

3.3.  إدارة أداء المشاريع وتحليل بيانات المشاريع

تعتبر عملية تحليل البيانات الخاصة بالمشاريع واستخراج تقاربر اداء وانجاز المشاريع بالإضافة لمقترحات التطوير والتوصيات من المهام الفعالة والهامة التي يقوم بها مكتب ادارة المشاريع ، وذلك لضمان تنفيذ المشاريع بالشكل المطلوب بالتوافق مع استراتيجية الهيئة ، ولتسهيل عملية اتخاذ القرارات المناسبة خلال مراحل تنفيذ المشاريع وما بعد الاطلاق على بيئة الانتاج.

كما ويوفر نظام ادارة المشاريع الالكتروني EPM لوحات معلومات عامه وتفصيلية للمشاريع وعلى عدة مستويات سواء مدير المشروع ، مالك المشروع او الادارة العليا للمساعدة في عملية اتخاذ القرارات واعادة الاولويات حسب احتياجات العمل وغيرها.

​3.4. التطوير المستمر

يقوم مكتب ادارة المشاريع بالاعتماد على قاعدة معلومات المشاريع للقيام بعمليات الدراسة والتحليل لأوضاع المشاريع والكوادر البشرية العاملة على تنفيذ المشاريع، فمن خلال عملية المتابعة والتواصل وتطبيق المعايير والاليات تتم عملية تحليل واعداد تصور للتطوير وتقديم التوصيات لتعديل مسارات المشاريع المتعثرة ، وتنظيم ورش العمل الخاصة لغرض نشر ثقافة ادارة المشاريع والتي تعتبر جزء من منظومة ادارة التغيير المؤسسي.

ويقوم مكتب ادارة المشاريع بعملية التقييم الدوري للاليات المعتمدة ، والاستفادة من التغذية الراجعة من فرق المشاريع والإدارات ، لإجراء التحديثات والتطوير المستمر للخدمات لتواكب افضل الممارسات والمعايير المستخدمة في ادارة المشاريع، ولغرض تنفيذ المشاريع وانجازها بفعالية واداء عالي.

كما يعتبر برنامج ادارة المشاريع الالكتروني EPM  أداة هامة وفعالة، تساعد في تطوير واتمتة عمليات إدارة  المشاريع ، الامر الذي يسهل عمل جميع العاملين على تنفيذ المشاريع وأصحاب المصلحة والجهات ذات العلاقة، والإدارة العليا.

المشاريع الاستراتيجية 

تعمل الهيئة العامة للجمارك على عدة مشاريع لها أهمية كبيرة وترتبط مباشرة بتحقيق خطتها الاستراتيجية، والتي بدورها ستساهم في تحقيق رؤية قطر  2030  يطلق على هذه المشاريع (المشاريع الاستراتيجية) وهذه المشاريع تهدف إلى تطوير الهيئة العامة للجمارك بمختلف قطاعاتها، قطاع الشؤون الجمركية وقطاع شؤون الخدمات المساندة ، وكما تصب هذه المشاريع وتساهم في تحقيق النتيجة الرئيسة في الخطة الاستراتيجية للهيئة 2018 – 2022 "هيئة جمركية تنافسية ملتزمة بحماية أمن المجتمع وتقدم خدمات متميزة للمتعاملين والشركاء “  والتي تشمل ثلاث نتائج وسيطة ، يتبع كل مشروع نتيجة وسيطة معينة ويلعب دورا هاما في تحقيقها ، وهي موضحة  كالتالي : 

 النتيجة الوسيطة الأولى:"هيئة جمركية تمتلك نظاماً كفؤا لمكافحة جرائم التهريب الجمركي والغش التجاري وتساهم بفعالية في مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب   وفي حماية أمن المجتمع وسلامته"

1-      مشروع تطوير نظام الاستخبار الجمركي

 ويشمل ذلك إنشاء الشبكة الوطنية لتبادل المعلومات مع الأجهزة الأمنية لمكافحة الجرائم الجمركية (الدرع الجمركي) بما فيها مكافحة الجريمة الجمركية الإلكترونية (وضع نظام استهداف الطرود البريدية (الشحن السريع) والأشخاص المشبوهين بالتعاون مع الجهات المعنية في الدولة)، ورفع كفاءة نظام الجوالة، ودراسة الانضمام لبرامج عالمية لرفع قدرة الهيئة على تتبع البضائع الخطرة مثل برنامج مراقبة الحاويات (CCP) وبرنامج استهداف البضائع (CTS) بالتعاون مع مكتب الأمم المتحدة المعني بالمخدرات والجريمة UNODC ومنظمة الجمارك العالمية WCO وبرنامج سيتا للمسافرين وبرنامج تشامب للشحنات، ونظام مراقبة تجارة المواد الاستراتيجية (Strategic Trade Control Enforcement) (STCE) الصادر عن منظمة الجمارك العالمية (الدرع العالمي) فيما يتعلق بالأسلحة الكيميائية والبيولوجية.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

2-      مشروع تطوير عمليات وآليات مكافحة التهريب

 ويشمل المشروع توفير اجهزة الكشف عن المخدرات والمتفجرات والأسلحة والتي تعمل بنظام الشم _ أيون سكان في المنافذ وتشكيل فريق العمليات الخاصة بالإضافة لتعزيز قدرات موظفي الهيئة على كشف المواد ذات الاستعمال المزدوج والوصول لما يعرف بـ "الجمارك الخضراء. وتنفيذ حملات توعية حول مخاطر التهريب والغش التجاري على الاقتصاد الوطني والأمن والمجتمعي في قطر مثل الجرائم الصيدلانية التي تتطلب إعداد مادة تدريبية بخصوصها ودور الجمارك في مكافحتها فضلاً عن المشاركة المجتمعية في الإبلاغ عن الممنوعات وجرائم التهريب الجمركي عبر مبادرة يمكن أن تحمل اسم "حملة (كافح)".

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

3-      مشروع رفع كفاءة وفعالية إجراءات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب

 هو مشروع لزيادة كفاءة وفعالية آليات وإجراءات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب للحد من جرائم غسل الأموال وتمويل الإرهاب عن طريق مراقبة النقل المادي للأموال وكافة الأدوات القابلة للتداول عبر الحدود.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

النتيجة الوسيطة الثانية: "هيئة جمركية ذات نظام متطور يضمن تدفق البضائع وتيسير التجارة"

4-      مشروع التخليص المسبق

 ويشمل دراسة الانتقال للعمل بمبدأ "التخليص المسبق" ضمن المفهوم العالمي له وبشكل كامل وفي كل المنافذ لإجراء التدقيق على الوثائق بشكل مسبق وقبل وصول البضاعة ، وبإشراك جهات القيد (ما أمكن)، وكذلك وقف الاعتماد على البيانات الورقية، وتطوير العمل بمعايير الانتقائية للتوسع بمنح المسرب الأخضر، وتعزيز إجراءات التدقيق اللاحق.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

5-      مشروع تطوير وتحديث البنية التحتية الفنية الخاصة بالمراقبة والمتابعة

تحديث أجهزة الفحص بالأشعة X-Ray  ورفع قدرات العاملين عليها من خلال تدريبهم على نظام محاكاة وهو نظام يوفر بيئة اختبار وأمثلة لصور الأمتعة في أجهزة الأشعة لتساعد المفتش على تحليلها واستخراج نقاط الخطر منها. بالإضافة إلى رفع كفاءة نظام المراقبة التلفزيونية والأجهزة المساندة.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

6-      مشروع اعادة هندسة الاجراءات  وتطوير بوابة النديب المركزية (تطوير المنصة)

 تطوير واضافة إمكانيات جديدة لنظام النديب عبر مختلف المجالات الوظيفية في الهيئة العامة للجمارك من خلال تطوير وإعادة هندسة الاجراءات الجمركية بما يمكّن الأفراد والشركات والدوائر الحكومية والمؤسسات الأخرى على حد سواء من طلب الخدمات الجمركية بشكل أفضل وأسرع وأكثر أمانًا، كما سيمكن الهيئة من الحصول على بيئة رقمية أكثر تطوراً.

حالة المشروع: منجز.

7-        إدارة المخاطر الجمركية:

يشمل المشروع تطوير إطار شامل ومتقدم لإدارة المخاطر قائم على المعلومات الجمركية ويهدف إلى تطوير الاستجابة بسرعة وفعالية للمخاطر باستخدام عملية إدارة مخاطر منظمة ومتماسكة ومتكاملة تستند إلى المعلومات الاستخبارية من أجل تخصيص أفضل للموارد البشرية، زيادة الإيرادات، تحسين الامتثال الجمركي للقوانين واللوائح،  تقليل زمن الافراج وبالتالي خفض تكاليف المعاملات، تحسين التعاون بين الجمارك والقطاع الخاص، تحسين التعاون مع الجهات الحكومية الاخرى والمجتمع والمنظمات الأخرى ذات الصلة مثل جهات القيد وكذلك يساهم في منع وكشف الجرائم والمخالفات الجمركية.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

8-      مشروع المشغل الاقتصادي المعتمد:

 إطلاق برنامج المشغل الاقتصادي المعتمد، والتوسع بقاعدة المستفيدين، والدخول في اتفاقيات اعتراف متبادل مع برامج شبيهة.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

 النتيجة الوسيطة الثالثة: "هيئة جمركية ذات قدرات مؤسسية فعالة وكفؤة لتقديم خدمات جمركية متميزة"

9-      مشروع إطلاق هوية مؤسسية جديدة للهيئة

 الظهور بحلة جديدة تتماشى مع آخر المستجدات من خلال (logo) يعكس الرسالة والقيم والأهداف ويساهم في ترجمة رؤيتنا الريادية في تقديم خدمات جمركية متميزة لكافة المتعاملين تحقيقاً للتنمية المستدامة.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

10-  مشروع إنشاء مركز خدمة العملاء بالمنافذ الجمركية

  يهدف المشروع الى تقديم خدمات جمركية رائدة بأفضل مستويات الجودة للعملاء من خلال إنشاء وتشغيل مكاتب خدمة العملاء في المنافذ الجمركية (إدارة الشحن الجوي والمطارات الخاصة/ إدارة الجمارك البحرية – ميناء حمد) بما يضمن تسهيل الاجراءات ويحقق مستويات أعلى من رضا المتعاملين.

حالة المشروع: منجز.

11-  مشروع وضع نظام فعال للحاكمية في الهيئة

 يهدف المشروع إلى تحسين فعالية وكفاءة إدارة العمليات والاستخدام الأمثل للموارد المتاحة وتوظيفها في المجالات التي تحقق العائد المطلوب. ويهدف أيضاً إلى بناء ثقافة مشاركة الموظفين والمتعاملين في رسم السياسات واتخاذ القرارات وتقييم العمليات والخدمات، والالتزام بالقوانين، و.بناء ثقافة تنمية الولاء المؤسسي والشعور بالمسؤولية نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية، والاستجابة لمتطلبات واحتياجات المتعاملين بجودة عالية وسرعة مناسبة بما يضمن تحقيق رضاهم، بالإضافة لتحقيق ثقافة المساءلة والشفافية وإيجاد أسس لتحديد مسؤولية الإنجاز والنتائج.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

12-  مشروع وضع واعتماد معايير الأمن والسلامة والصحة المهنية في الهيئة

ويشمل ذلك وضع واعتماد خطط التعامل مع مختلف الأزمات وحالات الطوارئ وإجراءات ما بعد التعافي منها

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

13-  مشروع استكمال أعمال التوثيق الإلكتروني وبناء نظام إدارة الوثائق

 ويشمل عملية أرشفة البيانات الجمركية في النقل البري، واستحداث أرشيف لأرشفة البيانات المنجزة في إدارة جمارك الشحن الجوي والمطارات الخاصة, والنظر في تحسين نظام الأرشفة، وقياس رضى العملاء عنه بشكل دوري.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

14-  مشروع الجمارك الرقمية (الذكية)

ويتولى هذا المشروع تطبيق التحسينات من مخرجات المشروع الاستراتيجي (إعادة هندسة الإجراءات الجمركية)، وذلك من خلال اتجاهين: تطوير العمليات والإجراءات داخل النظام، وتسهيل تقديم الخدمات للمستخدمين شاملا تفعيل النظام على قنوات مختلفة كـالهاتف المتنقل والأجهزة المحمولة الأخرى.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

15-  مشروع (بوابة الجودة ) المعمارية المؤسسية 2 

يتضمن المشروع نشر ثقافة الجودة داخل الهيئة. ويعد استكمالا للمرحلة الأولى من مشروع المعمارية المؤسسية للهيئة العامة للجمارك الذي تم البدء بتنفيذه خلال عام 2015 فقد تم تحديد أهداف المرحلة الثانية من المشروع لتكون داعمة لرؤية الهيئة العامة للجمارك للتطوير من خلال موائمة البنية المؤسسية للهيئة العامة للجمارك لأفضل ممارسات العمل الجمركي، واختيار أحدث آليات تحسين الأداء وتحسين إجراءات العمل بشكل مستمر، وتوجيه التطوير ناحية مواجهة تحديات الوضع الحالي بالهيئة، ورفع مستوى جودة الأداء المؤسسي.

حالة المشروع: قيد التنفيذ.

​